• 2009-01-03

    (转)社长的笔记本——想清楚、写下来、说出来 - [明白人儿]

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    要观察一个公司是否严谨,看他们如何开会就知道了。如果开会时每一个人都只是带一张嘴,即兴发言,这肯定是一家不严谨的公司,因为肯定每一个人都只是用直觉与反射神经在互相应对,不可能有深度的思考与规划。我年轻的时候就是如此,一向自恃口才便给、反应灵敏,因此大多数的情况,都是即席反应、即席应对。除非有人要求事先提报会前资料,我才会勉强应付。但是当我有机会比较这两者的差异时,我幡然悔悟:「想清楚、写下来、说出来」,变成我自我强迫的工作习惯。

    从此以后,我要求开会时,每一个人务必要事前准备文字数据,每个人都了解,我最讨厌带一张嘴巴来跟我胡说八道的人。而且我最了解这些人是如何打混,因为我曾经是那个最会带一张嘴到处打混的人。

    看起来这是三个步骤:想、写、说。其实其中的关键只有一个,就是「写下来」,也就是说准备一份书面数据,会使所有不明确、不精准、不严谨的问题一笔勾销。

    根据我自己的经验,如果不写下来,其实我并没有想得少,想清楚这个步骤是永远存在的。但是因为没有写下来,想只是发散性的思考,是片断的,是不周延的,而直接跳到说的过程,又会有非常多的遗漏。同一件事,如果我有机会重复说,我发觉我每一次说的都不一样,这就是没有「写下来」使然。

    当我决定「写下来」以后,我更发觉「想清楚」这个环结会更加严谨周延。我不再是天马行空的想。我会先用Bottom up的方法,写下每一个相关的思考要点,这是随机的、发散的,一旦形成足够的量之后,我再用归纳、演绎及相关连性进行整理,最后我会重新组合,到一个结构严谨的书面数据。然后再根据这个书面资料进行说明。这就是「想清楚、写下来、说出来」工作三步骤。

    这其中还有机会把书面的文字数据,进一步整理成图解式的表述形式,那么对自己,对其他人,都会更具有说服力,也更一目了然,绝对会加速讨论、沟通与达成共识。

    或许有人会说,写下来这是多么繁复的过程,我只是表达意见而已,有必要这么麻烦吗?我要说:第一、经过「写下来」这个步骤,其实是一项训练,只要你养成习惯,绝不繁复,可以很快完成。第二、「写下来」这件事其实更是一种工作态度,代表你的慎始敬终,严谨小心,绝对有助于你在之前「想清楚」,在之后「说明白」,这是一个关键步骤,绝不能省。

    更何况,未来的数字时代,留下记录,留下档案,更是不可或缺的习惯,应该训练自己闭上嘴巴,除非你事先已经写下来。
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